东师校发字[2007]05号

东北师范大学关于举办国际会议的管理规定


为使我校在举办国际会议等相关活动过程中进一步规范化和程序化,根据《教育部办公厅关于严格规范在华举办国际会议等相关活动的通知》和《教育部办公厅关于印发<国际会议管理工作会议纪要>的通知》精神,制定本管理规定。

一、在校举办国际学术会议管理的主要原则

(一)申办和举办国际会议,要从我校根本利益出发,统筹安排,目的明确,以我为主,为我所用,精简务实,厉行节约,从严掌握会议会期、规模和规格。

(二)在校举办国际会议,须实行外事归口管理,经由学校外事部门上报审批,未经批准,不得对外申办、举办和承诺举办国际会议。

(三)在校举办国际会议按以下事项分类指导。

1. 有利于促进我校教育、科学事业发展,有利于提高我校国际影响和按国家相关部门要求规定我校有义务承办的国际会议,以及我校在该领域确有较高专业水平的自然科学类学术性国际会议,可积极举办,对外承诺前须严格按照相关规定办理申报审批手续。

2. 一般性的研讨会、交流会、磋商会和论坛等国际会议不宜举办;涉及领土主权、宗教和民族、人权、司法与法律合作、民主和政治制度、人道主义干预、国内选举问题、军控、裁军、军贸、核控、国际上特别关注和有争议的热点问题或敏感问题的国际会议不宜举办;同邻国关系中存在的敏感问题、涉及意识形态问题以及其他敏感问题的国际会议不宜举办。

3. 涉及外方有复杂政治背景、邪教背景或背景可疑、带有对我不利的政治意图的国际会议不得举办;内容重复、空泛、无明确目的的国际会议不得举办。

4. 我校师生参与外国驻华使(领)馆、在华代表机构和境外团体、机构、非政府组织单独在华举办的国际会议,需报学校外事部门备案并及时了解、报告相关会议情况。

(四)严格区分海峡两岸的合作交流与邀请台湾地区人员来大陆参加国际会议

及其他国际性活动的不同性质,不得与台湾地区的单位和机构合作举办“国际会议”。不主动邀请台湾学者参加我校主办的国际会议,如确需邀请台湾学者,必须严格按照国务院台办、教育部有关文件审批。

(五)与港澳地区机构在境内或境外合作举办国际会议应由学校港澳台事务办

公室按照上级部门相关文件精神办理申报审批手续。

(六)一般性国际学术会议原则上不邀请政府机关领导出席;邀请外国政要、

前政要及驻华使节等重要敏感外宾与会要从严把握,未经批准不得擅自承诺邀请上述人员与会。

二、申报审批

(一)申报所需材料

1. 单位主管领导签署的单位申请报告。报告内容应包括:举办国际会议的必要性,主办单位及协办单位名称,会议议题和主要内容,举办时间、会期、地点(城市),与会人员范围、总数及外宾人数,预期达到的效果,是否邀政府机关领导人以及外国政要、前政要及驻华使节出席会议(如邀请,须注明另行报批),经费来源,相关涉台和其他敏感问题及对策。

2. 会议日程安排(含会后观光考察)

3. 境外参会人员名单表(见附件)

4. 预计经费情况(见附件)

5. 有关境外合办或联办单位情况等,并附上有关背景材料。

6. 是否有境外机构或组织资助(如有,请提供赞助单位简介)

7. 是否有台湾学者参会(如有,请提供其相关个人资料)

(二)申报程序及会后总结

1. 拟申请举办国际会议的相关单位应至少在发出会议通知或对外承诺举办会议前4个月将上述材料报学校国际合作与交流处。

2. 由国际合作与交流处负责起草公文,上报教育部国际组织处。

3. 教育部审批同意后下发同意举办会议的批复函。

4. 会议批复函下达后,主办单位方可对外发出会议通知及开展会议宣传。

5. 为与会者发邀请函,办理相关来华签证手续。

6. 会议结束后,举办单位须在2周内做出书面总结报告并填写《东北师范大学举办国际会议总结表》,将总结报告连同《总结表》上报国际合作与交流处备案,并将总结报告投递《国际学术动态》刊物。投递方式E-mail: xuchunxi@mail.hust.edu.cn 或 xucxi@163.net
地址:武汉华中科技大学主校区图书馆《国际学术动态》编辑部 430074,电话:027-87542730

三、注意事项

(一)未经批准,不得对外申办、举办和承诺举办国际会议;不得以已与外方商妥为由要求认可和批准。

(二)不得为取得外方赞助而同意在华举办国际会议。

(三)避免在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议。

(四)不得擅自承诺我领导人与会,不得随意使用“峰会”、“国际论坛”等称谓。从严控制国际会议形成固定年会或例会机制。

(五)处理好开展学术交流和遵守外事纪律的关系。在对外交往中要重视国家政治安全、经济安全。特别是在对人文、社科领域以及重大敏感问题的国际会议中,要严格遵守外事纪律。

(六)处理好整体利益和局部利益的关系。应明确在国际会议管理工作中个人利益服从集体利益,院所和学校利益服从国家整体利益,地方利益服从中央利益。

(七)处理好防范渗透和主动做好友好工作的关系。



                            东北师范大学

                                                                                    2007年6月19日