东师外发[2014] 1

东北师范大学国际学术会议管理资助办法(试行)

为进一步推进我校国际化进程,提高学校国际影响力,搭建国际学术交流平台,促进学科建设和人才培养,我校鼓励并支持举办(含申办、承办、合办等)国际学术会议。依据教育部《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则(试行)》等文件精神,结合我校实际情况,制定本管理资助办法。

第一条 申请举办国际会议应具备的条件

(一)符合《东北师范大学关于举办国际会议的管理规定》(东师校发字[2007]05 号文件)的相关要求。

(二)申请举办国际会议的单位(学科)在本学术领域有较强的教学及科研实力,一般应在国内处于领先地位。

(三) 能征集到国内外具有较高水平的学术论文,并能邀请到国内外的著名学者参会。

(四)能够落实会议经费,具备会务及接待能力。

第二条 举办国际会议的计划申报

每年9月和次年2月,国际合作与交流处将下发申报“举办(含申办、承办、合办等)国际学术会议计划通知”和《年度举办(含申办、承办、合办等)国际学术会议计划表》,各学院(部)根据自己的计划安排和实际情况申报立项(9月份申报可在下一年1-6月份举办,2月份申报可在当年7-12月份举办)。国际合作与交流处对申报立项情况进行汇总和初审。

第三条 举办国际会议的相关程序

学院(部)上报的举办国际会议计划经审核通过后,由国际合作与交流处统一上报教育部审批,获得批准前不得举办或对外承诺举办该会议。

(一)所需材料

1.国际会议申请报告。内容应包含举办会议的时间、地点、规模(中、外学者人数);举办国际会议的宗旨、意义以及所具备的条件;会议的主要议题及研讨内容

2.会议的详细日程安排

3.经费预算

4.拟邀请的国外及港、澳、台地区代表的名单

5.如有境外合办或联办单位,需进行情况说明,并附相关背景材料

6.如有境外机构或组织资助,需提供资助单位相关资料

(二)申报审批

1.拟申请举办国际会议的相关单位至少应在发出会议通知或对外承诺举办会议前4个月将上述材料报学校国际合作与交流处。

2.由国际合作与交流处负责起草公文,上报教育部。

3.教育部审核同意后,下发同意举办国际会议的批复函。

4.收到国际会议批复函后,举办单位相关学院(部)方可发出会议通知,并积极进行会议筹备。

(三)会后总结

1.会议结束后,举办单位须在2周内做出书面总结并将填写好的《东北师范大学国际会议总结表》及有关会议材料(包括会议通知、名册、影音资料等)送国际合作与交流处整理归档。

2.会议结束后应在校内网站发布信息通告。

第四条 经费资助

得到上级主管部门批准举办的国际会议,学校原则上资助参加会议的国(境)外人员的旅费及住宿费,并根据参会的国(境)外人员的数量设定最高资助额度。

(一)资助标准

参加会议的国(境)外人员数量

最高资助额度(万元)

1-2人

2

3-5人

5

6-10人

8

10-20人

10

20人以上

12

(二)费用报销

会议结束后,由学院(部)上报总结材料并根据实际国(境)外参会人数按上述标准报销相关人员的旅费及住宿费。

第五条 注意事项

(一)未经批准,不得举办或承诺举办国际会议。

(二)对国际组织要求在我校举办的学术会议,需区别情况对待:如我国是该组织的成员国,应尽成员国义务,可考虑同意在我校举办;对我国未参加的国际组织要求在我校举办的会议,应认真研究利弊,慎重对待。

(三)原则上不邀请未建交国家人员出席会议。如有特殊需要,须事先通过国际合作与交流处报上级主管部门审批。

(四)原则上不邀请教育部领导、外国记者和外国驻华使、领馆人员参加会议,如需要,须专案报批。

(五)一般不承诺外国代表的会后旅游事宜。

(六)会议如需要安排专业性质的考察,须写清楚专业考察的范围及地区并说明线路,并与国际合作与交流处商定。

(七)处理好开展学术交流和遵守外事纪律的关系,在对外交往中要重视国家政治安全、经济安全和技术安全。 

第六条 双边学术会议或两岸四地学术会议参照此办法执行。

第七条 本办法由国际合作与交流处负责解释,自发布之日起实施。

国际合作与交流处
2014年4月17日